Acredite: “há coisas demais a serem feitas e nós não podemos errar nas escolhas das prioridades”. Com o intuito de lhe ajudar, escrevo aqui algumas dicas que vão ajudar a fazer primeiro aqueles 20% que acabam rendendo 80% dos seus resultados.
Desce bem cedo aprendemos que o tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. Pagamos muito caro quando demoramos a entender que não tem dinheiro no mundo que possa comprar aquele minuto de volta. Aprender a administrar o tempo é um dos investimentos mais importantes e lucrativos que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso profissional, pessoal e até espiritual. Sendo assim, seguem as dicas:
Planeje corretamente o seu tempo
A importância do bom planejamento não pode ser descartada. Planejar o seu tempo significa que você precisa saber o que quer fazer e ordenar as suas ações em busca da realização da maior quantidade de atividades no menor prazo de tempo para se atingir seus objetivos.
Tenha uma agenda diária e a cumpra
Se você deseja realmente planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, cumprindo-a na risca. Faça assim: na noite anterior, escreva uma lista de tudo o que deseja realizar. Faça desta sua última atividade do dia. No final do dia seguinte, veja tudo o que conseguiu fazer.
Crie prioridades
É imprescindível saber dar prioridade às suas ações. Há alguns fatores que influenciam as nossas prioridades:
1. Dê atenção aos prazos. A primeira coisa que levo em conta é a data de entrega de uma tarefa. Use um truque que é programar cada tarefa para dois dias antes da data final. Assim você terá tempo de rever as tarefas antes da entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas “pra ontem”.
2. Resultados. Procure dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.
Procure identificar os 20% melhores e delegue o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito como exemplo ir ao banco, ao correio etc. Pode sair até mais barato.
3. Facilidade. O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Procure realizar tudo o que é mais rápido e mais fácil antes, assim no final do você terá realizado um monte de coisas.
O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.
Às vezes, quando percebemos que alguma coisa vai ser complicada, vamos fazendo um pouco a cada dia ou por outro lado, vamos “quebrando” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados.
Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.
Lista Mestra
Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária. Como fazemos isso? Primeiro pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas: Atividade – Prazo – Resultado – Facilidade – Prioridade – Conclusão.
O que significa cada coluna:
1. Atividade. É a tarefa que deve ser realizada;
2. Prazo. È a data de entrega da tarefa. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe;
3. Resultados. Tente dar um nível de resultado esperado. Pode ser atendeu ou superou;
4. Facilidade. Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio ou difícil.
5. Prioridade. Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;
6. Conclusão. Nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.
Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre–se: no começo do dia você examina sua agenda e atualiza a listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.
Juntando tudo
Monte sua lista mestra e use–a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e ficará orgulhoso com os resultados. Você vai conquistar todos os seus desafios, além de controlar o seu tempo e a sua vida. Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e conquiste todos os seus sonhos. VOCÊ PODE!
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